Wir erheben Geschlecht, Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Anschrift, Telefon und E-Mail zur Erfüllung unseres Satzungszweckes, sowie aufgrund gesetzlicher Pflichten.
Der folgende Abschnitt gilt nur, wenn du im EC Mitarbeitest.
Wir sind gesetzlich verpflichtet alle 5 Jahre ein Führungszeugnis einzusehen. Dabei Speichern wir wann wir es gesehen haben, wer es gesehen hat, von wann das Führungszeugnis ist und ein Kommentar der (normalarweise) lautet: Es spricht nichts gegen ein Engagement bei uns.
Da wir Rechtlich dies im Zweifel nachweisen müssen, werden Daten von Mitarbeitern länger gespeichert als andere Daten. Dabei Orientieren wir uns an den Rechtlichen verjährungsfristen.
Du hast das Recht jederzeit eine Kopie deiner Daten, die bei uns gespeichert sind zu erhalten. Bitte wende dich dazu an Thomas Seeger oder an unseren Datenschutzbeauftragten. Dieses Auskunftsrecht bedeutet einen unheimlich hohen Verwaltungsaufwand für uns. Wir bitten daher darum, nicht leichtfertig von diesem Recht Gebrauch zu machen.
Müssen deine Daten in irgendeiner Form berichtigt oder ergänzt werden, ist dies ebenfalls über Thomas Seeger oder unseren Datenschutzbeauftragten möglich.
Da wir die Daten (insbesondere FZ u.ä.) zu deinem und unserem Schutz erheben und im Streitfall belegen müssen, dass wir alles Richtig gemacht haben und aufgrund Gesetzlicher Pflichten speichern wir die Daten bis entsprechende Vergehen verjährt wären und anonymisieren danach die Daten.
Du hast das Recht deine Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format hierbei verwenden wir JSON. Du erhältst eine solche Datei wenn du Auskunft über deine Daten anforderst.
Wir benutzen verschiedene Programme für die Verwaltung:
Hierbei nutzen wir insbesondere Word, Excel und Outlook.
Diese wird von Tobias Krause und Sebastian Krüger extra für unsere Zwecke entwickelt. Der Quelltext ist Open Source und kann unter github.com/EC-Nordbund eingesehen werden.
Als Datenbank verwenden wir MariaDB was eine weiterentwicklung von MySQL ist.
Wir sichern in regelmäßigen Abständen die gesamten Daten, die wir haben, damit bei einem Server-Crash oder ähnlichen nicht zu viele Daten verloren gehen. Sicherungen werden dabei mehrere Monate aufbewahrt.
Wir benutzen bei allen Wegen die Ihre Daten machen eine SSL verschlüsselte Verbindung. Ausnahmen stellen hierbei nur Briefe und Ausdrucke für Veranstaltungen etc. dar.
Um Zugang zu den Daten zu erhalten sind für jeden Benutzer ein Benutzername und ein sicheres Passwort einzugeben. Wir haben unsere Mitarbeiter darüber aufgeklärt, dass sie Ihr Password regelmäßig wechseln sollten und sie keine Daten an dritte weitergeben dürfen. Jeder Mitarbeiter hat nur so viele Rechte wie er grade eben braucht. Weiter Infos wer welche Berechtigung hat kannst du unserem Verarbeitungsverzeichnis entnehmen.
Wir geben deine Daten so wenig wie möglich an dritte weiter. Mit jedem dritten haben wir / werden wir einen sogenannten Auftragsdatenverarbeitung-Vertrag geschlossen / schließen.
Wir geben deine Daten, wenn unbedingt nötig an z.B. das Busunternehmen, die Unterkunft, etc. weiter.
In jedem Fall werden wir Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Geschlecht, Anschrift, Telefon an die entsprechenden Stellen weitergeben um Zuschüsse zu beantragen. Würden wir das nicht tun wären unsere Veranstaltungen deutlich teurer…
Beispielsweise unsere Freizeitbriefe schicken wir mit der Post. Dadurch erhält die Post Zugriff auf eure Anschrift durch den entsprechenden Anschrift-Aufdruck.
Soweit möglich löschen wir keine Daten. X Jahren nach der letzten Aktivität einer Personen werden die Daten automatisch pseudonymisiert d.h. wir haben zwar noch Daten wie Postleitzahl und auf welchen Veranstaltungen die Person war, können aber nicht mehr sagen wer diese Person ist. Dazu wird u.a. dein Vorname, Nachname, Straße, Ort, E-Mails etc. mit einer sogenannten HASH-Funktion gehascht. Dabei entstehen Hashes wie „08e2380abdd70eb705cfd4cc67c0258fccd“. Eine solche HASH-Funktion kann nicht umgekehrt werden. Dadurch entfernen wir aus deinen Daten den persönlichen Charakter. Und kommen so dem Recht nach vergessen nach.