Handreichung Dateneingabe Transformationsverträge (DEAL Wiley)

Mindestanforderung

• Die Daten beinhalten die Ausgaben je Artikel einer akademischen Einrichtung für die Veröffentlichung im Rahmen von Transformationsverträgen
• Die Daten sollen mittels csv in einem maschinenlesbaren, plattformübergreifenden Format zur Verfügung gestellt werden.
• Es ist sichergestellt, dass die Daten unter einer Open-Data-Commons-Lizenz öffentlich verfügbar und nachnutzbar sind.
• Eine Ansprechpartnerin oder ein Ansprechpartner an der beisteuernden Einrichtung ist benannt.

Datensatz

Im Vergleich zu APCs in Open-Access- sowie in Hybrid-Zeitschriften gibt es für Kosten, die für Artikel im Rahmen von Transformationsverträgen anfallen, noch keine etablierten Melderoutinen. OpenAPC hat im Rahmen des INTACT-Projekts für Daten aus Transformationsverträgen bereits einen zusätzlichen Datensatz geschaffen (Visualisierung), allerdings beinhalten bislang nur wenige vom FWF gemeldete Daten Kosteninformationen. Im Zuge der aktuellen Förderphase durch das BMBF beabsichtigt OpenAPC, ab 2020 Artikel aus Transformationsverträgen mit Kosteninformationen pro Artikel und teilnehmender Institution zu verzeichnen. Dies steht im Einklang mit aktuellen Empfehlungen (Expert Group to the European Commission, European University Association, Coalition S / Plan S), die die Notwendigkeit von Kostentransparenz auch in Transformationsverträgen betonen. Zudem sind Kostendaten für die Transformation von Erwerbungsbudgets und die Entwicklung von Kostenverteilungsmodellen auf lokaler und nationaler Ebene relevant. Mit dem DEAL-Wiley-Abschluss liegt erstmals ein flächendeckender Transformationsvertrag in Deutschland vor.

Der Datensatz für Transformationsverträge wird aus den verteilten Tabellen der beitragenden Einrichtungen zusammengestellt, da die MPDL Services GmbH die an DEAL teilnehmenden Einrichtungen bislang nicht durch eine zentrale Datenlieferung unterstützen will. Um die Ausgaben vergleichbar zu machen, werden die Verlags- und Zeitschriftentitelansetzungen mittels automatischer Anreicherungsverfahren durchgeführt (CrossRef). Durch weitere Anreicherung der Nachweise mit Informationen z.B. aus dem disziplinären Repository Europe PubMed Central oder dem DOAJ werden weitere Felder automatisch ausgefüllt.

Wie auf den Open-Access-Tagen 2019 diskutiert, werden die Daten aus den DEAL-Wiley-Hybridzeitschriften im Datensatz für Transformationsverträge verzeichnet, die Daten für DEAL-Wiley-Open-Access-Zeitschriften im OpenAPC-Kerndatensatz. Dies trägt dem Umstand Rechnung, dass APCs und PAR Fees unterschiedlich sind. Verbindendes Element ist jedoch, dass sie jeweils (Durchschnitts-) Kosten pro Artikel repräsentieren.

Im Sinne der Sichtbarkeit und Nachnutzung wird der Datensatz über GitHub verfügbar gemacht. Zusätzlich werden die institutionell gemeldeten Kostendaten für DEAL-Wiley-Open-Access-Zeitschriften und DEAL-Wiley-Hybrid-Zeitschriften zusammen in einer speziellen treemap visualisiert.

Datenschema

Das Datenschema für Artikel aus Transformationsverträgen entspricht dem bekannten OpenAPC-Datenschema. Jede Variable (Pflichtfelder und optionale Felder) bildet eine Spalte, und pro Artikel wird eine Zeile verwendet.

Eine Übersicht des Open-APC-Datenschemas ist hier zu finden. Dieser Beitrag der Universität Leipzig ist ein gutes Beispiel für eine Schema-konforme Einreichung.

Pflichtfelder

Folgende Variablen sind obligatorisch:

institution — Name der Universität oder außeruniversitären Forschungseinrichtung

period — Jahr der Rechnungsbezahlung

euro — Rechnungsbetrag, der den Haushalt der bezahlenden Einrichtung belastet.

doi — Digital Object Identifier

is_hybrid — Wurde der Artikel in einer Wiley-OA- oder Hybrid-Zeitschrift veröffentlicht? Angabe FALSE oder TRUE.

Optionale Felder

Wir gehen davon aus, dass es im Rahmen von Transformationsverträgen keine Artikel ohne DOI geben wird, daher müssen keine zusätzlichen Daten angegeben werden.

Zusammensetzung der gemeldeten Kosten aus dem DEAL-Wiley-Transformationsvertrag

Um das Meldeaufkommen zu minimieren, können die Daten für die Artikel in Wiley-OA-Zeitschriften mit den Daten aus den Open-Access-Publikationsfonds zu den üblichen Zeiten an OpenAPC in einer csv- Datei bzw. Tabelle oder via GitHub übermittelt werden. Um Vergleichbarkeit zu gewährleisten, sollte sich der im Feld euro gemeldete Betrag auch für Artikel in Wiley-OA-Zeitschriften gemäß den bisherigen OpenAPC-Regeln zusammensetzen (Bruttobetrag für den Artikel, keine eventuellen zusätzlichen Kostenpunkte, keine „Freiartikel“).

Die Kosten pro Artikel in Wiley-Hybrid-Zeitschriften (PAR Fees) wird von den teilnehmenden Einrichtungen kalkulatorisch ermittelt. Dazu wird die an den Subskriptionsausgaben orientierte Vorauszahlungsumme durch die von der MPDL Services GmbH in der entsprechenden Vergleichsrechnung ausgewiesenen Artikelanzahl in Wiley-Hybrid-Zeitschriften geteilt, um die durchschnittlichen Kosten pro Artikel in Wiley-Hybrid-Zeitschriften zu berechnen (Summe der jährlichen Vorausszahlung / Anzahl der Artikel in Wiley-Hybrid-Zeitschriften mit acceptance date in dem Jahr). Auch diese Informationen können zusammen mit den o.g. Daten in einer csv- Datei bzw. Tabelle oder via GitHub an OpenAPC übermittelt. Für die Daten in DEAL-Wiley-Hybrid-Zeitschriften ist das Feld is_hybrid auf TRUE zu setzen, so dass diese Daten dann automatisch in den Datensatz für Transformationsverträge geschrieben werden.

Das Jahr 2019 stellt insofern eine Sondersituation dar, da die Vorauszahlung zur DEAL-Teilnahme an den Subskriptionsausgaben für das gesamte Jahr orientiert war, die Möglichkeit des Publizierens in Wiley-Hybrid-Zeitschriften aber erst ab der zweiten Jahreshälfte 2019 möglich war. Im Einklang mit Appendix E des DEAL-Wiley-Vertrags, der für die erste Jahreshälfte 2019 die Zahlung einer interim read fee vorsieht, und um die Vergleichbarkeit der kalkulierten Durchschnittkosten pro Artikel mit den Folgejahren 2020 und 2021 zu gewährleisten, melden die teilnehmenden Einrichtungen für 2019 zwar die gesamte Vorauszahlungssumme, diese wird aber zentral von OpenAPC für die Darstellung der durchschnittlichen Artikelkosten in 2019 halbiert.

Aufgrund des pro Institution unterschiedlichen Verhältnisses von Subskriptionsausgaben zu Publikationszahlen werden unterschiedliche Durchschnittskosten pro Artikel im Datensatz für Transformationsverträge transparent und schaffen damit die Datengrundlage für die Diskussion von Kostenverteilungsmodellen auf lokaler und nationaler Ebene.

Falls zu einem späteren Zeitpunkt eine an DEAL-Wiley teilnehmende Einrichtung freiwillige Nachzahlungen an die MPDL Services GmbH leisten oder die MPDL Services GmbH zu einem späteren Zeitpunkt Rückzahlungen veranlassen sollte, können die Durchnittskosten pro Artikel in Wiley-Hybrid-Zeitschriften im Nachgang korrigiert werden.